FERPA & 学生记录隐私常见问题解答
问:关于课堂作业和其他作业，我发邮件给同学是否合法?
是的, 即使学生选择保密，也可以出于学术和教育目的使用注册学生的事业单位电子邮件地址. 如果你计划将电子通讯作为课程要求的一部分, 确保将这些信息包含在每个学生收到的课程大纲中. 不想在课堂作业中使用电子邮件的学生需要了解这一要求，以便他们能够相应地调整自己的时间表或做出适当的调整. 在某些情况下, 教师发现为他们的班级设置一个屏蔽个人可识别的电子邮件地址的列表服务是很有用的. 有关设置列表服务器的信息可以在 信息技术办公室在线支持网站.
问:如果我在给所有学生的群发电子邮件中包括保密学生(已经建立了个人记录保密的学生)，这是否违反了FERPA?
答:没有. 根据最近的澄清, 选择保密选项不包括在课堂上保持匿名的权利，也不能用来阻碍日常的课堂交流和互动, 无论是在校内还是在网上上课. 当你给一群学生发邮件时, 使用他们的个人电子邮件地址在“收件人:”一行，每个人都可以看到列表中的所有成员. FERPA允许您在班级成员之间共享注册学生的事业单位电子邮件.
如果课堂上的学生通过电子邮件相互了解对你来说并不重要，你可能想要将保密学生从列表中排除. 在将他们从组列表中排除之后, 您可以发送个人电子邮件, 内容相同, 只写给保密的学生. 如果你有一个以上的保密学生, 你可以给他们每个人发一封单独的电子邮件, 分别. 另一种方法是通过保密副本(“密件抄送:”)包含机密电子邮件。.
问:我可以张贴成绩吗?
答:你可以张贴成绩，只要只有你和那个学生知道这个成绩是给谁的. 也就是说，你不能使用学生的名字或他们的学生证号码. 你可以创建一个唯一的标识符(比如一个数字， 不 每个学生的部分学生证号码)，并通过该标识符发布成绩. 一定 不 按字母顺序排列列表，即使名字没有打印出来. (注意:不要在课堂上到处传递报名表，要求学生写下他们的唯一标识符. 所有看到列表的学生都可以访问其他学生的标识符.)
问:我可以把学生的考卷和试卷放在自助盒里分发吗?这样学生就可以方便地拿起试卷?
答:没有. 以这种方式分发学生的试卷和试卷，将受保护的记录公布于众，违反了学生的保密义务. 这是不可接受的做法.
问:如果家长想知道孩子的学习情况，我可以给他们提供哪些信息?比如某个班级的成绩, 或者总绩点是多少? 如果家长说他们知道他们的学生得了D-，想知道该怎么做呢?
A:你不能讨论学生成绩的任何细节. 使用条件句:“如果我班上有个学生得了D-, 我会建议“你也可以向家长建议学生如何通过 my事业单位 或者要求一份笔录. 记住，在与父母或家人交谈之前，首先要检查记录的保密性. 如果学生的记录是保密的, 你必须以一种不承认学生在校园里存在的方式回答这个问题.
问:如果学生是受抚养人，父母可以用税务记录证明，我可以提供什么信息?
A:而联邦法律授权向受抚养学生的父母公布记录, 它不需要它. 然而俄勒冈州的公共记录法, 禁止向受抚养学生的家长发布非目录信息. 除非得到学生的书面许可, 非目录信息可能不会发布给依赖或独立学生的家长.
问:如果学生不再被录取，可以提供哪些信息?
答:只有与这个人仍然是学生一样的信息. 一定 to check whether the student had imposed confidentiality before leaving the university; if so, 保密协议仍然有效.
问:如学生已去世，可提供什么资料?
A:当一个学生死了, FERPA不再适用, 但由于可能存在其他与披露相关的问题, 调查应提交书记官长办公室.
问:如果打电话的人是波特兰警方呢, 美国联邦调查局, 国土安全, 或者是政府机构的代表?
A:需要学生的许可才能向这些代表公布他们的记录, 除非有紧急情况. 请将来电者转到注册主任办公室.
问:如果波特兰警方, 美国联邦调查局, 或者政府机构的代表只想要学生的课程表?
答:课程安排不是目录信息，可能不会公布. FERPA的限制同样适用于执法人员. Do not release the class schedule; refer the caller to the 司法常务官办公室.
问:如果联邦调查局(FBI)或联邦特工说，根据新的反恐立法，她需要一个学生的信息，该怎么办?
答:美国《欧洲杯滚球》(2001年)和其他立法规定了信息发布的指导方针. 将所有此类查询提交注册主任办公室，以确保适当遵守.
问:在推荐信或电话求职信中，我可以包括学生的哪些信息?
答:就业日期或基于个人观察或知识的陈述不需要学生的书面声明. 例如, 如果不参考她的学生记录，你可能会说, “她积极参与部门活动, 她和蔼可亲，为人喜爱, 并且对研究领域充满热情.你也可以包括学生提供给你的信息, 比如他/她的简历信息.
然而, 包括从学生的教育记录(成绩)中获得的具体信息, 平均绩点, 等.)要求学生签署一份声明，说明(1)可以披露的记录, (2)说明披露的目的, (3)指明可以向其披露信息的当事人或当事人类别. 下载 学生推荐信同意书表格.
例如, 没有签署的免责声明，你不能说, “她是我期末考试中唯一一个得100分的学生, 她有一个4.0的绩点."
问:学生是否有权阅读我代他们写的推荐信?
A:如果你把这封信的副本存档的话, 它被认为是学生教育记录的一部分，学生有权阅读它，除非他或她放弃了访问权. 下载 学生推荐信同意书表格.
问:学生是否有权阅读作为入学程序或奖学金/奖励申请的一部分提交的推荐信?
答:学生有权获得申请文件中的推荐信，除非他们签署了自愿放弃这些权利的协议. 收到项目录取推荐信的部门, 奖学金, 如果奖学金机构不想公开学生的保密信件，则应:a)在学生的档案中保留放弃访问权的声明，连同信件或信件, B)在没有弃权的情况下, 把机密信件还给写信人, 或者要求写信人在信可以发给学生的条件下重新提交. 注意:所有豁免和撤销豁免必须以书面形式收到，并由学生签名和注明日期. 下载 学生推荐信同意书表格.
问:学生雇员的就业记录是否被视为受保护的教育记录?
A:这取决于一个问题的答案:雇员是否需要有学生身份才能胜任这份工作? 如果没有, 就像普通大学员工一样, 谁可能是上课的学生，也可能不是, 答案是否定的。. 就业纪录(i).e. 业绩评估, 出席, 工资和其他人力资源类型的记录)仅与个人作为雇员的身份有关，不被视为教育记录，因此不受FERPA规则和条例的约束. 如果是, 就像勤工俭学学生一样, 固定工资学生雇员, 或者研究生助理, 那么答案是肯定的, 他们的就业记录被视为教育记录. 由于学生身份而在某一机构就读的个人的记录是教育记录, 并受到FERPA的全面保护.
问:如果一个学生雇员的工作记录被认为是教育记录，我可以给他写一封工作介绍信或推荐信吗?
A:可以, 只要你记得绩效评估之类的东西, 考勤记录, 薪资信息, 和其他人力资源记录是受保护的信息，未经学生书面同意不得公布. 不过你可以, 在没有书面发布的情况下，根据个人观察和了解提供就业日期和信息. 例如, 没有参考学生的工作记录，你可能会说, “她很可靠，也很讨人喜欢, 而且总是保持积极的态度.“没有书面声明，你不能说, “她最后的表现评级是‘需要改进’。”, 而且她无故缺席了20次."
人们认识到，区分受保护的就业记录与基于个人观察和知识的信息的界限可能是模糊的. 因为这个原因, 建议你要求所有要求你提供工作推荐信或推荐信的学生员工签署一份书面同意书，允许你发布与他们的就业和工作表现有关的所有信息. 下载 学生推荐信同意书表格.
问:我建议的学生组织想邀请所有宣称“X”种族的学生参加他们的会议. 能给他们一份所有X族学生的名单和他们的地址吗?
答:虽然种族不是目录信息, 因此不能公开给学生团体的成员, 欧洲杯滚球可能会将信息发布给该小组的波特兰州立教师/工作人员赞助商. 赞助教师/工作人员有责任确保信息被正确地用于所描述的有限目的, 它受到保护，不被未经授权的释放, 并且在使用后最终以安全的方式销毁. 在赞助教师/工作人员的监督下, 学生可以访问数据来完成与所述目的相关的任务. 重要的是，赞助商教育每个使用数据的学生保护信息并保持其私密性的要求.
问:如果有人要一份来自“X”国家的所有学生的名单，该怎么办?
答:将所有此类请求提交书记官长办公室.
问:欧洲杯滚球班有个学生生病在家, 所以她姐姐顺路来拿她最近批改的期中试卷. 我可以交给她，让她转交给我的学生吗?
答:没有. 期中考试和成绩不是目录信息，不得向除学生以外的任何人公布.
Q: A community organization that I belong to wants to sell exam week care packets to parents; our organization will then deliver them to the students. 能给欧洲杯滚球一份家长的姓名和地址吗?
答:没有. 家长的姓名和地址不是目录信息，不能公开.